Документооборот в небольшой транспортной компании: электронные путевые листы, ЭСТР, ЭДО с заказчиками и контролирующими органами

Цифровизация добралась и до автоперевозок: даже небольшая транспортная компания с парком 3–20 машин сегодня сталкивается с электронными путевыми листами, ЭДО, требованиями ЕСТР и подготовкой к обязательным электронным транспортным накладным (ЭТрН).

Если раньше можно было «жить на бумаге», то с учётом новых законов и ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов) это становится всё более рискованно и дорого.dtla.ru+1

В статье разберём:

• какие документы обязательно должны быть у небольшой транспортной компании;

• как работает электронный путевой лист (ЭПЛ);

• что такое ЕСТР (часто ошибочно пишут «ЭСТР») и как он связан с документооборотом;

• как выстроить ЭДО с заказчиками и контролирующими органами;

• как будет меняться документооборот в связи с обязательным введением ЭТрН с 1 сентября 2026 года;Roolz+2dtla.ru+2

• практическую схему процессов, таблицу сравнения и FAQ.

---

1. Нормативная база: что обязательно для небольшой транспортной компании

1.1. Базовые документы перевозчика

Даже у маленькой компании, которая возит груз одного-двух крупных заказчиков, минимум документооборота обычно такой:

• Путевой лист на каждое транспортное средство и рейс.

• Транспортная накладная (с 2026 года — электронная транспортная накладная, ЭТрН, в большинстве случаев).Roolz+1

• Договор перевозки / транспортно‑экспедиционный договор.

• Заказ‑заявка на перевозку (часто в виде приложения или отдельного документа).

• Акты выполненных работ / УПД, счета, счета‑фактуры — для закрытия и оплаты.

• Внутренние документы: задания водителю, путевые листы, табели рабочего времени, приказы, доверенности (в том числе машиночитаемые), отчёты по топливу.

Часть этих документов прямо регулируется профильными законами и приказами, часть — бухгалтерским и налоговым учётом, а часть — требованиями контрагентов (сетевые ритейлеры, крупные заводы, логистические операторы).

1.2. Электронные путевые листы: правовой статус

Ключевые изменения:

• С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, который утвердил состав сведений в путевом листе и порядок его оформления, в том числе в электронном виде.kontur.ru+2Consultant Plus+2

• Возможность оформлять путевой лист не только на бумаге, но и в электронном виде закреплена на уровне закона и подзаконных актов.

• ФНС России приказом от 17.02.2023 № ЕД‑7‑26/116@ утвердила формат электронного путевого листа (XML‑структура для обмена через операторов ЭДО).nalog.gov.ru+2nalogov.net+2

• Электронный путевой лист применяется по выбору компании: можно вести бумажные, можно электронные, можно комбинировать (но в рамках одного рейса — либо один, либо другой). В ряде обзоров подчёркивается, что пока применение ЭПЛ — право, а не обязанность.Бухэксперт+1

Формирование и обмен электронными путевыми листами, а также электронными транспортными накладными и другими перевозочными документами осуществляется через ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов) и аккредитованных операторов.«Астрал-Софт»+2dtla.ru+2

1.3. Обязательный электронный документооборот в транспорте с 2026 года

В 2025 году был принят федеральный закон № 140‑ФЗ от 07.06.2025, который запускает масштабную цифровую реформу грузовых перевозок и транспортно‑экспедиционной деятельности. На практике для небольшой транспортной компании это означает:Roolz+2dtla.ru+2

• С 1 марта 2026 года — запуск реестра экспедиторов на платформе «ГосЛог». Без регистрации экспедитор не сможет оформлять электронные накладные.

• С 1 сентября 2026 года — обязательный электронный формат для ключевых транспортных документов:

  • транспортные накладные (ЭТрН) для автомобильных, ж/д и авиа‑перевозок;

  • заказы/заявки на перевозку;

  • экспедиторские документы разных типов.

• Правительство дополнительно определит случаи, когда ещё можно использовать бумажные перевозочные документы (например, отдельные категории грузов, режимы работы в труднодоступных регионах и т.п.).

Важно: речь идёт в первую очередь о перевозочных документах (накладных, заявках и пр.). Путевые листы пока остаются в режиме «право/выбор» — но очевидно, что логично переводить в цифру всю цепочку, чтобы не разрывать процесс.

1.4. ГИС ЭПД и роль операторов ЭДО

Электронный документооборот в транспорте строится вокруг ГИС ЭПД:

• ГИС ЭПД — федеральная государственная система, которая принимает, хранит и предоставляет перевозочные документы (ЭТрН, ЭПЛ, заказы‑наряды, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования и др.) органам власти.mintrans.gov.ru+1

• Доступ к системе осуществляется через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) — по сути это специализированные операторы ЭДО, аккредитованные Минтрансом.Roolz+1

• Для бизнеса это выглядит как обычный оператор ЭДО, только «заточенный» под перевозочные документы, с интеграцией в 1С и другие учётные системы.

Для небольшой транспортной компании это плюс: не нужно напрямую интегрироваться с государственными системами — достаточно выбрать оператора ЭДО/ИС ЭПД.

---

2. Электронные путевые листы (ЭПЛ) в небольшой компании

2.1. Что такое электронный путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это цифровой аналог бумажного путевого листа, который содержит тот же обязательный набор сведений: данные о транспортном средстве, водителе, маршруте, датах и времени выезда/возвращения, показаниях одометра, результатах медосмотра и технического контроля, условиях рейса и т.д.xn--c1acl2aj6e.xn--p1ai+1

ЭПЛ:

• формируется в учётной системе или через веб‑сервис оператора;

• подписывается электронной подписью ответственных лиц;

• передаётся в ГИС ЭПД через оператора;

• хранится в электронном архиве с юридической значимостью.

В ряде материалов описано, что электронный путевой лист состоит из нескольких титулов (частей), которые заполняют и подписывают разные участники процесса (диспетчер, механик, медработник, водитель). Часть титулов оформляется до рейса, часть — после его завершения. Каждый титул подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) соответствующего сотрудника.taxcom.ru+1

2.2. Кто участвует в оформлении ЭПЛ

В небольшой транспортной компании обычно задействованы:

• Диспетчер / логист

  • формирует задание на рейс;

  • заполняет основную часть путевого листа (ТС, водитель, маршрут, заказчик и др.);

  • контролирует закрытие рейса.

• Механик (должностное лицо, ответственное за техсостояние)

  • фиксирует факт предрейсового и послерейсового осмотра ТС;

  • ставит отметку о допуске/недопуске.

• Медицинский работник

  • проводит предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителя;

  • вносит результаты в электронную форму.

• Водитель

  • подтверждает принятие ТС и рейса;

  • фиксирует пробег, топливо, время работы/отдыха;

  • закрывает рейс.

Всё это оформляется внутри ЭПЛ. Важно, что решения и отметки (допуск к рейсу, прохождение медосмотра) должны быть подтверждены персональными УКЭП соответствующих сотрудников, что требует организации электронной подписи «на каждого участника».

2.3. Практический процесс работы с ЭПЛ в малой компании

На примере автопарка из 10 машин:

1. Создание рейса и проекта ЭПЛ

   • Диспетчер в системе (1С, облачный сервис оператора, отраслевое ПО) создаёт рейс и заполняет ЭПЛ:

     • заказчик, номер заказа/заявки;

     • ТС, водитель;

     • маршрут, плановый пробег, время;

     • ссылка на транспортную накладную (или будущую ЭТрН).

2. Техосмотр и медосмотр

   • Механик и медработник работают в том же сервисе, вводят результаты осмотров и подписывают свои титулы УКЭП.

   • В случае отказа в допуске рейс блокируется.

3. Передача ЭПЛ водителю

   • Водитель получает доступ к ЭПЛ через мобильное приложение, личный кабинет или распечатанный QR‑код/номер документа.

   • Подтверждает приём ТС простой электронной подписью (чаще всего — авторизацией в приложении или СМС‑кодом).

4. Рейс и фиксация факта выполнения

   • Водитель фиксирует ключевые события (выезд, прибытие, пробег, расход топлива, простои и пр.).

   • При интеграции с системой мониторинга транспорта часть данных (пробег, маршрут) подгружается автоматически.

5. Закрытие ЭПЛ и архив

   • По завершении рейса водитель и диспетчер завершают путевой лист, вносят фактические данные.

   • Формируется итоговый титул с УКЭП ответственного лица.

   • Документ отправляется и сохраняется в ГИС ЭПД через оператора и параллельно — в электронном архиве компании.

При проверке (ГИБДД, Ространснадзор, налоговая) инспектор может получить доступ к электронному путевому листу через ГИС ЭПД, а водитель предъявляет либо распечатанный краткий вариант, либо QR‑код/номер документа.mintrans.gov.ru+1

2.4. Преимущества ЭПЛ для небольшой компании

Для малого перевозчика переход на ЭПЛ даёт:

• Экономию времени — выпуск ЭПЛ сокращает ручной ввод и переписывание бумажных бланков (по оценкам операторов — до 15–20 минут на документ).«Астрал-Софт»+1

• Снижение ошибок — справочники ТС, водителей, маршрутов и автозаполнение полей уменьшают вероятность штрафов из‑за неточностей.

• Прозрачный контроль рейсов — реальные данные по пробегу, простою, расходу топлива.

• Упрощённый архив — не нужно хранить «тонны папок» 5–10 лет.

• Готовность к полному электронному документообороту с 2026 года: если ЭПЛ уже в цифре, гораздо проще связать его с ЭТрН и ЭДО по актам/счетам.

---

3. ЕСТР (ЭСТР) и режим труда и отдыха водителей

Часто в запросах встречается термин «ЭСТР». Правильное название — ЕСТР: Европейское соглашение, касающееся работы экипажей транспортных средств, осуществляющих международные автомобильные перевозки.rosavtotransport.ru+1

3.1. Что такое ЕСТР

Согласно разъяснениям и отраслевым материалам:stavtrack.ru

• ЕСТР — международное соглашение, регулирующее режим труда и отдыха водителей при международных автоперевозках.

• Документ устанавливает:

  • максимальное время управления ТС в сутки (обычно не более 9 часов с возможностью отдельного увеличения до 10 часов ограниченное число раз);

  • обязательные перерывы в управлении (к примеру, после 4 часов — перерыв не менее 15 минут и др.);

  • недельную норму рабочего времени (ориентировочно 40–42 часа в зависимости от графика);

  • требования к оборудованию транспортных средств цифровыми тахографами, которые фиксируют режим работы и отдыха.

Для небольшой транспортной компании, выполняющей международные перевозки, соблюдение ЕСТР — вопрос не только безопасности, но и штрафов при проверках.

3.2. Как ЕСТР связан с документооборотом

Документооборот здесь проявляется в нескольких аспектах:

• Данные тахографов

  • Выгрузка информации с карточек водителей и тахографов, хранение архивов, передача по запросу контролирующих органов.

  • В идеале — интеграция данных тахографа с системой, где ведутся ЭПЛ и ЭТрН.

• Путевые листы и графики смен

  • В путевом листе отражается время выезда/возвращения, пробег, режим работы.

  • При электронном ведении удобнее автоматизировать контроль соблюдения норм ЕСТР и внутренних локальных нормативов.

• ЭДО с заказчиками

  • Отражение в договорах и заявках требований по режимам работы водителей, времени прибытия/отправления, допустимой продолжительности рейса.

На практике связка выглядит так:

Тахограф → данные о времени работы → система мониторинга/учёта → электронный путевой лист и отчёт по соблюдению ЕСТР.

Для небольших компаний это чаще всего реализуется через облачные сервисы мониторинга транспорта и тахографии, которые интегрируются с сервисом ЭПЛ/ЭТрН.

---

4. Электронный документооборот (ЭДО) с заказчиками

Даже если пока вы не оформляете ЭПЛ и ЭТрН, ЭДО с заказчиками уже стал нормой: крупные грузоотправители и логистические операторы часто не готовы принимать бумагу.

4.1. Какие документы обычно уходят в ЭДО

Типовой набор:

• Договор перевозки / экспедиторский договор (включая допсоглашения).

• Заказы/заявки на перевозку — часто в форме приложений или отдельных электронных документов.

• Транспортные накладные / ЭТрН (по мере внедрения).Roolz+1

• УПД / акты выполненных работ, счета, счета‑фактуры.

• Акты расхождений, акты простой, претензии — при спорных ситуациях.

Чем раньше компания переводит это в ЭДО, тем легче будет встроиться в будущую обязательную схему (когда ЭТрН станет основной).

4.2. Схема работы ЭДО с заказчиками

1. Выбор оператора ЭДО

   • Можно использовать того же оператора, через которого планируете работать с ЭТрН и ЭПЛ (ИС ЭПД). В отраслевых обзорах перечисляются крупнейшие игроки, работающие как с ЭДО, так и с электронными перевозочными документами.Roolz+1

2. Настройка юридически значимых отношений

   • Обмен юридически значимыми электронными документами строится на договоре с оператором и соглашении об ЭДО между вами и заказчиками.

   • Подписи: УКЭП организации, иногда — УКЭП конкретных должностных лиц.

3. Оформление заказов и закрывающих документов

   • Заказчик отправляет заказ‑заявку в ЭДО или в личном кабинете, вы формируете подтверждение.

   • После перевозки формируете акт/УПД, подписываете и отправляете через ЭДО.

   • В дальнейшем к этой же цепочке будут «подшиваться» ЭТрН и ЭПЛ — либо как связанные документы, либо по общим идентификаторам.

4. Оплата и сверка

   • На основании электронных документов бухгалтерия заказчика проводит оплату.

   • Акт сверки также может формироваться и передаваться через ЭДО.

4.3. Основные плюсы ЭДО с заказчиками для малого перевозчика

• Ускорение оплаты — документы доходят до бухгалтерии заказчика за минуты, а не дни.

• Меньше потерь и споров — каждый документ имеет дату/время, статус подписи, историю изменений.

• Меньше затрат на курьеров и печать — особенно при регулярных перевозках для 2–3 крупных клиентов.

• Имидж — вы выглядите как современный и надёжный партнёр, готовый работать «по правилам сети».

---

5. ЭДО с контролирующими органами

Часть документооборота компания ведёт непосредственно с государством.

5.1. Кто участвует в контроле

Для небольшой транспортной компании в России ключевые органы:

• Минтранс / Ространснадзор — требования к перевозочным документам, лицензиям, режимам работы.

• ГИБДД / МВД — контроль путевых листов, прав, техсостояния ТС.

• ФНС — налоговый учёт, расходы на перевозки, электронные форматы документов.

• Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС (в составе СФР) — кадровый и страховой учёт (через ЭДО, СЭДО и др.).

С точки зрения электронного документооборота, ключевым элементом становится ГИС ЭПД:

• в систему стекаются данные по ЭПЛ, ЭТрН, заказам, сопроводительным ведомостям;

• доступ к документам получают Минтранс, ФНС, Ространснадзор, МВД и другие органы;dtla.ru+2mintrans.gov.ru+2

• проверка идёт по электронной базе, а не только по бумажным экземплярам у водителя.

5.2. Что это меняет для небольшой компании

• При дорожном контроле инспектор в перспективе сможет проверить ЭТрН и ЭПЛ по базе, а от водителя потребуется лишь идентификатор документа/QR‑код.Roolz+1

• Налоговая при проверке расходов на ГСМ и услуг перевозки будет ориентироваться на электронные форматы документов (ЭТрН, ЭПЛ, УПД в ЭДО).

• Требования к хранению — электронный архив должен гарантировать неизменность и доступность документов в течение установленных сроков.

По сути, правильно выстроенный ЭДО с заказчиками и работа через аккредитованного оператора ЭПД автоматически снимает большую часть бюрократии при взаимодействии с контролирующими органами.

---

6. Практическая схема документооборота небольшой транспортной компании

Рассмотрим упрощённую, но реалистичную схему, как может выглядеть документооборот «по‑умному» у перевозчика с 10–15 машинами:

Шаг 1. Заявка от заказчика

• Заказчик отправляет электронную заявку или заказ в своей системе (иногда по e‑mail, но лучше — через ЭДО).

• Диспетчер заводит рейс в системе учёта (1С, отраслевое ПО).

Шаг 2. Формирование ЭТрН и ЭПЛ

• В системе создаётся электронная транспортная накладная (ЭТрН) — сейчас пока добровольно, но с 2026 года станет обязательной для большинства перевозок.Roolz+2China Logist+2

• Параллельно формируется электронный путевой лист:

  • подставляются данные заказчика и груза из ЭТрН;

  • указываются ТС, водитель, маршрут.

Шаг 3. Медосмотр и техосмотр

• Механик и медработник заходят в систему и подписывают свои части ЭПЛ УКЭП, фиксируя результаты осмотров.taxcom.ru

Шаг 4. Рейс

• Водитель видит ЭПЛ и ЭТрН в мобильном приложении (или получает распечатанные краткие формы с QR‑кодами).

• Данные тахографа и системы мониторинга подтягиваются в учётную систему для контроля соблюдения ЕСТР.stavtrack.ru+1

Шаг 5. Завершение рейса и закрывающие документы

• После выгрузки водитель фиксирует фактические данные, ЭПЛ и ЭТрН закрываются, подписываются.

• На основе ЭТрН формируются акт/УПД, которые уходят заказчику через ЭДО.

Шаг 6. Архив и аналитика

• Все документы хранятся в электронном архиве с возможностью быстрого поиска по машине, водителю, заказчику, рейсу.

• Руководитель видит аналитику: пробег, выработка, простоев, расход топлива, доходность рейса.

Такой процесс сначала кажется сложнее бумажного, но после настройки он экономит десятки часов в месяц и резко уменьшает риск штрафов за документы.

---

7. Сравнительная таблица: бумага vs электронные путевые листы и ЭДО

Сравнение вариантов документооборота

---

8. Пошаговый план перехода на электронный документооборот

Чтобы не «сломать» компанию переходом, удобнее действовать поэтапно.

Этап 1. Аудит текущего документооборота

• Какие документы вы оформляете обязательно (по закону) и фактически?

• Какие документы требуют заказчики (формат, сроки, ЭДО)?

• Какие процессы самые «больные»: путевые листы, накладные, акты, отчётность?

Результат: список приоритетов — с чего начать (чаще всего это путевые листы + акты/УПД с ключевыми заказчиками).

Этап 2. Выбор оператора ЭДО/ИС ЭПД и программного решения

• Выбираете оператора, который:

  • работает с ЭДО (акты, счета, УПД);

  • поддерживает ЭПЛ и ЭТрН через ГИС ЭПД;Roolz+1

  • имеет готовые модули для вашей учётной системы (1С, облако и т.п.).

• Тестируете решение на 1–2 машинах и паре пилотных заказчиков.

Этап 3. Настройка электронных подписей

• Получаете УКЭП для:

  • руководителя/главного бухгалтера (ЭДО с заказчиками, отчётность);

  • ответственных за медосмотр и техосмотр;

  • диспетчеров (при необходимости).

• Настраиваете мобильные/настольные приложения для работы с ЭПЛ и ЭДО.

Этап 4. Переход на электронные путевые листы

• Запускаете ЭПЛ хотя бы по регулярным рейсам (одинаковые маршруты).

• Оставляете бумажные листы для «сложных» и разовых рейсов на время адаптации.

• Обучаете водителей: как пользоваться приложением, где смотреть рейсы и путевые листы.

Этап 5. Подготовка к ЭТрН и обязательному ЭДО‑2026

• Настраиваете формирование ЭТрН в тестовом режиме совместно с 1–2 заказчиками.Roolz+2China Logist+2

• Прописываете в договорах положения о переходе на электронные перевозочные документы.

• Обновляете локальные акты (положение о документообороте, инструкции по оформлению ЭПЛ и ЭТрН).

---

9. FAQ: частые вопросы по электронному документообороту в небольшой транспортной компании

1. Обязательны ли электронные путевые листы для небольшой компании?

Нет. На 2025 год оформление электронных путевых листов — право, а не обязанность.

С 1 марта 2023 года закон и приказ Минтранса № 390 разрешили использовать электронную форму путевого листа, а ФНС утвердила формат документа. Но компания может продолжать использовать бумажные бланки либо комбинировать подход (по разным рейсам).kontur.ru+2nalog.gov.ru+2

При этом к 2026 году всё равно придётся переходить на электронные транспортные накладные и обязательный ЭДО, так что логичнее заранее выстраивать электронный контур и для путевых листов.

---

2. Нужно ли возить с собой бумажный путевой лист, если он электронный?

В ряде разъяснений и приказов указано, что дублировать электронный путевой лист бумажным не требуется, если документ оформлен по утверждённому формату, подписан УКЭП и доступен через оператора ЭПД/ГИС ЭПД.taxcom.ru+1

На практике рекомендуют:

• обеспечить водителя идентификатором ЭПЛ (номер, QR‑код, мобильное приложение);

• иметь краткую распечатку с ключевыми данными на случай технических сбоёв.

---

3. Что будет, если к 1 сентября 2026 года мы не перейдём на ЭТрН и ЭДО?

Федеральный закон № 140‑ФЗ вводит обязательный электронный формат для ключевых транспортных документов с 1 сентября 2026 года, а также реестр экспедиторов с 1 марта 2026 года.Roolz+2dtla.ru+2

Если компания не будет готова:

• она нарушит требования закона, что может привести к отказу контрагентов работать по бумаге и к штрафам (точные санкции будут зависеть от подзаконных актов);

• возникнут сложности с подтверждением расходов и вычетов в налоговой — ведь основной документ (накладная) должен быть электронным.

Лучше рассматривать 2026 год не как «дедлайн паники», а как плановый срок, к которому нужно подойти уже с отлаженной системой.

---

4. Как связаны ЭПЛ и ЭТрН? Нужно ли иметь оба документа?

Да, это разные документы с разными функциями:

• ЭПЛ (электронный путевой лист) — внутренний документ перевозчика, подтверждающий допуск ТС и водителя к рейсу, фиксирующий пробег, расход топлива, режим работы.xn--c1acl2aj6e.xn--p1ai+1

• ЭТрН (электронная транспортная накладная) — документ, подтверждающий договор перевозки между грузоотправителем и перевозчиком, права и обязанности сторон, факт оказания услуги.Roolz+1

В большинстве случаев нужны оба: ЭПЛ — для внутреннего учёта и контроля, ЭТрН — для отношений с заказчиком и налогового учёта доходов/расходов.

---

5. Что такое ЕСТР (ЭСТР) и нужно ли о нём думать маленькой компании?

ЕСТР (часто ошибочно пишут «ЭСТР») — это Европейское соглашение о работе экипажей транспортных средств, закрепляющее нормы труда и отдыха водителей при международных перевозках: максимальное время управления, обязательные перерывы, недельная норма рабочего времени и требования к тахографам.stavtrack.ru+1

Небольшая компания должна учитывать ЕСТР, если:

• выполняет международные автоперевозки;

• имеет ТС, подпадающие под действие ЕСТР;

• обязана использовать и обслуживать тахографы, выдавать карточки водителям и хранить данные.

Даже если вы работаете только внутри России, многие принципы ЕСТР полезно учитывать в локальных нормативных актах (режимы работы, учет рабочего времени, безопасность).

---

6. Как контролировать соблюдение ЕСТР через электронный документооборот?

Оптимальный вариант:

1. Установить и легально обслуживать цифровые тахографы на транспортные средства.stavtrack.ru

2. Подключить систему мониторинга и учёта рабочего времени водителей, которая:

   • принимает данные от тахографов;

   • сопоставляет их с рейсами и ЭПЛ.

3. При формировании ЭПЛ и графиков рейсов проверять:

   • не превышена ли суточная и недельная норма;

   • соблюдаются ли требования к перерывам и отдыху.

Так вы сможете при проверках показать не только бумажные/электронные документы, но и реальные данные о режиме работы водителей.

---

7. Дорого ли внедрять ЭПЛ и ЭДО небольшой компании?

Стоимость складывается из:

• тарифа оператора ЭДО/ЭПД — обычно несколько рублей за документ (зависит от пакета, объёма, оператора);«Астрал-Софт»+1

• стоимости УКЭП (подписей) для сотрудников;

• при необходимости — лицензии на ПО или модули к 1С.

Для небольшого автопарка (до 10–15 машин) расходы обычно сопоставимы с:

• 1–2 курьерскими доставками документов в месяц,

• или стоимостью печати/архивирования нескольких тысяч бумажных документов в год.

При этом экономия времени персонала и ускорение оплаты от заказчиков обычно перекрывают эти затраты.

---

8. Что делать, если у водителей нет смартфонов или они не хотят «работать в приложении»?

Варианты:

• Использовать стационарные рабочие места в автопарке (водитель приходит к диспетчеру, тот помогает закрыть ЭПЛ).

• Распечатывать краткую форму ЭПЛ с QR‑кодом/идентификатором, а фактические данные заполнять диспетчеру на основании записей водителя.

• Постепенно переводить водителей на смартфоны/планшеты, показывая преимущества:

  • меньше бумаги;

  • меньше беготни к диспетчеру;

  • меньше споров о пробеге и простоях.

Закон не требует, чтобы у каждого водителя было мобильное приложение — важно, чтобы электронный документ существовал, был оформлен и подписан по правилам.

---

9. Как долго нужно хранить электронные путевые листы и ЭТрН?

Сроки хранения электронных документов в целом соответствуют срокам для бумажных (5 лет и более, в зависимости от типа документа и роли в учёте).

По сути:

• ЭПЛ и ЭТрН хранятся:

  • у оператора ЭПД/ЭДО (в рамках договора);

  • в вашем собственном электронном архиве/резервной копии.

• При налоговых проверках и спорах с заказчиком важно иметь гарантированный доступ к документам за весь проверяемый период.

Рекомендуется проверять свои сроки хранения по внутренним регламентам и требованиям бухгалтерии/аудиторов.

---

10. Можно ли оставить бумажные документы «про запас», если мы переходим на ЭПЛ и ЭТрН?

Да, на переходный период всегда можно:

• по части рейсов оформлять бумажные путевые листы и накладные;

• по другим — электронные.

Но важно:

• по одному рейсу не должно быть двух «равноправных» документов (например, и бумажный, и электронный путевой лист);

• в внутренних регламентах нужно чётко прописать, когда используется какая форма.

С точки зрения закона важно, чтобы по каждому рейсу был один корректно оформленный документ требуемого типа с соблюдением установленных форматов и подписей.

---

10. Выводы

Для небольшой транспортной компании переход на электронный документооборот — это уже не вопрос «хочу/не хочу», а вопрос времени и удобства:

• Электронные путевые листы (ЭПЛ) упрощают работу механику, диспетчеру, бухгалтерии и позволяют снизить риск штрафов.«Астрал-Софт»+1

• ЕСТР (ЭСТР) задаёт рамки режима труда и отдыха — электронные системы позволяют по‑настоящему контролировать их соблюдение, а не просто рисовать красивые цифры в бумаге.stavtrack.ru

• Закон № 140‑ФЗ и решения по ГИС ЭПД означают, что с 2026 года ЭТрН и электронный формат ключевых перевозочных документов станут обязательными, так что ранний переход даёт конкурентное преимущество.Roolz+2dtla.ru+2

• ЭДО с заказчиками и контролирующими органами экономит время, ускоряет оплату и упрощает проверки.

Рациональный подход для небольшой компании — начать с ЭДО и ЭПЛ, параллельно готовясь к ЭТрН. Тогда к 2026 году переход на полностью электронный документооборот станет не стрессом, а естественным продолжением уже работающих процессов.